İdari Personel İçin Kalite Güvencesi

İdari Personel İçin Kalite Süreçleri

Bu sayfa, akademik birimlerde görev yapan idari personelin kalite güvencesi süreçlerine ilişkin temel bilgilere kolayca erişebilmesi amacıyla hazırlanmıştır. YÖKAK çerçevesi kapsamında idari personelin sorumluluk alanları, süreçlere katkı yolları ve dokümantasyon/veri yönetimi gibi başlıca konular özetlenmektedir.

Kalite Güvencesi Nedir?

Yükseköğretimde kalite güvencesi; eğitim-öğretim, araştırma, toplumsal katkı ve idari hizmetlerin planlı şekilde yürütülmesi, izlenmesi, değerlendirilmesi ve sürekli iyileştirilmesini sağlayan sistematik yaklaşımdır. Bu yaklaşım, süreçlerin şeffaf ve kanıta dayalı yürütülmesini destekler.

Not: Kalite güvencesi, yalnızca rapor hazırlamak değil; süreçlerin düzenli işletilmesi ve iyileştirme döngüsünün sürdürülmesidir.

YÖKAK Nedir?

YÖKAK (Yükseköğretim Kalite Kurulu), Türkiye’de yükseköğretim kurumlarının kalite güvencesi sistemlerini geliştirmeyi ve izlemeyi amaçlayan ulusal kuruldur. Kurumların kalite süreçlerinin şeffaf, izlenebilir ve sürekli iyileştirmeye dayalı şekilde yürütülmesini teşvik eder.

Akademik birimlerde görev yapan idari personel, bu çerçevede yürütülen iç değerlendirme, izleme ve iyileştirme çalışmalarına veri, dokümantasyon ve koordinasyon desteği sağlar.

Akademik Birimlerde İdari Personelin Rolü

Akademik birimlerde görev yapan idari personel; iş akışlarının düzenli yürütülmesi, veri ve dokümanların güncel tutulması, paydaş iletişiminin desteklenmesi ve kalite çalışmalarının izlenebilir şekilde yürütülmesine katkı sağlar.

  • Süreç ve iş akışlarına ilişkin dokümantasyonun güncel tutulması
  • Toplantı/kurul kararlarının düzenli kayıt altına alınması ve arşivlenmesi
  • Veri toplama (anket, faaliyet, etkinlik, süreç çıktıları) ve düzenli raporlama desteği
  • Öğrenci/mezun/işveren geri bildirimlerinin ilgili kanallara iletilmesi ve takibi

Dokümantasyon ve Kanıt Yönetimi

Kalite süreçlerinde, yürütülen faaliyetlerin kanıta dayalı olarak izlenmesi beklenir. Bu nedenle dokümanların (tutanak, yazışma, yönerge, form, ekran görüntüsü vb.) düzenli, erişilebilir ve güncel şekilde saklanması önemlidir.

İyi uygulama: Her kanıtta “ne, ne zaman, kim tarafından, hangi amaçla” bilgisi net olmalıdır.

İç Değerlendirme ve İyileştirme Çalışmalarına Katkı

İç değerlendirme süreçlerinde idari personel; birime ait verileri sağlar, süreçlerin işleyişine dair gözlemleri paylaşır ve iyileştirme aksiyonlarının izlenmesine destek olur. İyileştirme faaliyetlerinin kayıt altına alınması, sürecin sürdürülebilirliği açısından kritik önemdedir.

  • Birime ait süreç verilerinin hazırlanması ve güncellenmesi
  • İyileştirme kararlarının takibi ve çıktıların kayıt altına alınması
  • Bilgilendirme/duyuru süreçlerinin düzenli yürütülmesi

🎯 Sık Sorulan Sorular

Soruların üzerine tıklayarak kısa yanıtları görüntüleyebilirsiniz.

Kalite süreçlerinde idari personelin rolü neden önemlidir?
Çünkü veri ve dokümantasyon düzeni, süreçlerin izlenebilirliği ve koordinasyon; iç/dış değerlendirme süreçlerinde kurumun güvenilirliğini ve sürdürülebilirliğini doğrudan etkiler.
Akademik birimde en sık hazırlanan kalite dokümanları nelerdir?
Toplantı/kurul tutanakları, yazışmalar, faaliyet ve etkinlik kayıtları, anket süreçlerine ilişkin çıktılar, görevlendirmeler, form ve yönergeler ile ilgili kanıt dosyaları.
“Kanıt” ne demektir?
Kanıt; raporda ifade edilen faaliyetin gerçekten yapıldığını gösteren belgedir (tutanak, ekran görüntüsü, yazışma, katılım listesi vb.). Tarih/versiyon bilgisi net olmalıdır.
İyileştirme aksiyonları nasıl izlenir?
Kararların kayıt altına alınması, sorumlu kişinin belirlenmesi, hedef tarih verilmesi ve sonuçların raporlanmasıyla izlenir. Gerektiğinde yeni aksiyon planlanır.
Dış değerlendirme/ziyaret öncesi nelere dikkat etmeliyiz?
Dokümanların güncelliği, erişilebilirliği ve sınıflandırması; süreçlerin kısa ve net anlatımı; gerekli kanıtların hızlı sunulabilmesi en kritik noktalardır.